Cumplimiento I-9

Para ser elegible para completar un Formulario I-9, los empleados deben pertenecer a una de las siguientes categorías:

• ciudadano estadounidense
• Nacional no ciudadano de los Estados Unidos.
• Residente Permanente Legal
• Extranjero autorizado a trabajar

Los empleados son responsables de completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9.  Esto debe completarse a más tardar el primer día de empleo. La documentación que establece la identidad del empleado y la autorización de empleo debe presentarse al empleador dentro de los 3 días hábiles posteriores al inicio del trabajo remunerado. Los empleados pueden proporcionar un documento que establezca tanto la identidad como la autorización de empleo (por ejemplo, un pasaporte estadounidense) o una combinación de documentos que muestren evidencia de identidad y autorización de empleo (por ejemplo, una licencia de conducir de los EE. UU. y una tarjeta de seguro social). El empleador no puede especificar qué documentos puede presentar un empleado. Puede encontrar una lista de tipos de evidencia aceptables en las instrucciones del Formulario I-9.

Los empleadores son responsables de completar la Sección 2 del Formulario I-9 a más tardar 3 días hábiles después del inicio del primer día de empleo remunerado del empleado. También deben examinar toda la documentación presentada para asegurarse de que parezca genuina. Es responsabilidad del empleador asegurarse de que toda la información se complete de manera adecuada y completa tanto en la Sección 1 como en la Sección 2. Se recomienda encarecidamente que los empleadores utilicen el sistema de verificación electrónica E-Verify del gobierno para verificar los registros de autorización de empleo y garantizar que el formulario esté completo. llenado correctamente. La mayoría de los empleadores utilizan E-Verify ya que ya existen leyes vigentes sobre su uso en muchos estados de EE. UU. Los empleadores pueden designar un representante autorizado para completar la Sección 2 y cumplir con todas las responsabilidades de verificación I-9; sin embargo, sigue siendo responsabilidad del empleador asegurarse de que no haya violaciones del Formulario I-9 o del proceso de verificación. 

Los empleadores deben conservar los registros I-9 durante la duración del empleo del empleado y durante un período específico después de que se haya terminado el empleo. Este período de retención es de tres años después de la fecha en que comenzó el empleo, o de un año a partir de la fecha en que terminó el empleo, lo que ocurra más tarde. Se recomienda que los registros I-9 se almacenen en un lugar de fácil acceso en caso de que funcionarios del gobierno soliciten su inspección. La conservación de estos registros debe realizarse en formato impreso, electrónico o microfilm/microficha.

Es sumamente importante que los empleadores se aseguren de cumplir con todas las regulaciones con respecto a la presentación del Formulario I-9. Deben verificar las identidades y la autorización de empleo de cada empleado y garantizar la finalización y retención del Formulario I-9 de cada empleado. El incumplimiento del I-9 o el incumplimiento de completar de manera correcta y completa toda la documentación puede resultar en sanciones graves y ramificaciones legales. También es importante que un empleador cumpla con las disposiciones antidiscriminatorias. Un empleador no puede negarse a contratar a una persona porque el I-9 indique que no es ciudadano estadounidense, por ejemplo, ni puede solicitar documentación específica de identidad o autorización de trabajo que no sea la que el empleado elija proporcionar.

Si el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) o la Administración del Seguro Social (SSA) identifican un problema con un I-9 que no coincide con sus registros, pueden emitir lo que se llama una No confirmación tentativa. Esto puede emitirse por una variedad de razones, como que el estado de ciudadanía o inmigración no se actualice con la SSA, la información ingresada incorrectamente por el empleador, una identificación que no se puede verificar y varias otras razones. Si esto sucede, el empleador debe notificar al empleado sobre la TNC proporcionándole un Aviso de acción adicional (FAN). Esto explicará de qué agencia provino la TNC y por qué, así como también qué acciones debe tomar el empleado para resolver la TNC. Si el empleado no toma medidas para resolver la TNC dentro de los 10 días hábiles, E-Verify cambiará el estado del empleado a No confirmación final de SSA o DHS. En este punto, el empleador puede rescindir el empleo. Si el empleado toma medidas para resolver la TNC, el caso se actualizará para reflejar el resultado. A veces, la SSA y el DHS pueden requerir información adicional del empleador o del empleado, o están procesando y revisando el caso, lo que puede demorar más de 10 días hábiles para confirmar la elegibilidad para el empleo. Si el caso está en continuidad, un empleador no puede rescindir, suspender, retrasar la capacitación, retener o disminuir el pago de un empleado porque el empleado recibió una TNC. Una vez que se resuelve el problema y el empleado ha recibido un estado de caso final, el empleador debe cerrar el caso en E-Verify.